Compliance

Compliance bedeutet gesetzmäßiges und regelkonformes Verhalten. Jeder Mitarbeiter hat in seinem Unternehmen die Pflicht, im beruflichen Handeln die unternehmensspezifischen und gesetzlichen Regeln einzuhalten. Denn jeder Mitarbeiter beeinflusst durch sein berufliches Agieren das Ansehen des Unternehmens. Während es Jahre dauert, einen guten Ruf aufzubauen, kann er durch unüberlegtes und regelwidriges Handeln möglicherweise nur eines einzelnen Mitarbeiters von einer Sekunde auf die andere beschädigt werden. Um dies zu verhindern, müssen alle Mitarbeiter die hohe Bedeutung von Compliance verinnerlichen.

Eine Reihe spektakulärer Skandale hat den Bereich Compliance in den vergangenen Jahren in den Blickpunkt einer breiten Öffentlichkeit gerückt. Mittlerweile haben Unternehmen erkannt, dass der Geschäftserfolg auch entscheidend davon abhängt, inwiefern sich jeder Mitarbeiter bei seinem Handeln durch die Prinzipien leiten lässt, die das Ansehen und den Ruf des Un­ternehmens bewahren. Compliance wird zum wichtigen Teil der Unternehmenskultur, dient als internes Kontroll- und Frühwarnsystem, unterstützt die Qualitätssicherung und ist als Imagefaktor stetiger Werttreiber im Unternehmen.

Als Thema der internen Kommunikation schließt die Compliance-Kommunikation die unterschiedlichsten Maßnahmen ein. Denn neben der Information und Aufklärung über die jeweils geltenden Richtlinien und Rechtsgrundsätze gilt es auch, die Mitarbeiter zu schulen und das trockene Thema Compliance für die Mitarbeiter anfassbar und erlebbar zu machen. So sollte Compliance nicht nur als restriktiver Verhaltenskodex verstanden werden. Vielmehr geht es darum, Compliance in das Selbstverständnis unternehmerischen Handels zu integrieren und in alle Arbeits- und Geschäftsabläufe bereits im Vorfeld miteinzubinden. Um diese Ziele zu erreichen, ist eine geeignete und maßgeschneiderte Mitarbeiterkommunikation zu Compliance-Themen ein wichtiger Erfolgsfaktor.

Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, Regelverstöße vertraulich oder auch anonym bei der Compliance-Abteilung zu melden, gehört zumindest in großen Unternehmen heute zum Standard. Mit dem Inkrafttreten des HinSchG am 2. Juli 2023 sind auch kleinere Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden verpflichtet, eine interne oder externe Meldemöglichkeit für Verstöße (Whistleblowing per Hotline, Mail oder App) anzubieten – und auch dafür zu sorgen, dass die Mitarbeitenden wissen, dass es sie gibt.

Ab 17. Dezember 2023 gilt die Regelung dann verpflichtend bereits für Unternehmen ab 50 Mitarbeitern. Das bedeutet: Die Unternehmensführung muss einerseits schnell die organisatorischen Voraussetzungen für den Meldeprozess schaffen, wenn nicht schon geschehen. Sonst drohen hohe Bussgelder.

Genauso wichtig: Kommunikationsentscheider müssen die geeignete Compliance-Mitarbeiterkommunikation zum Thema Whistleblowing aufsetzen. Diese sollte drei Anforderungen erfüllen: Sie ist hinsichtlich Machart und Tonalität diesem heiklen und konfliktträchtigen Thema angemessen, sie ist zugeschnitten auf die jeweilige Unternehmenskultur und sie ist kreativ so gestaltet, dass sie bei den Mitarbeitenden durchdringt und im Gedächtnis bleibt.